Ne négligez pas ces rituels de séminaire
▌Une fois que tout est en place pour votre séminaire, atelier, conférence ou autre événement et que toutes les touches finales ont été appliquées à la salle principale, mettez un point d’honneur à tester l’expérience des délégués. ▌
Lancez une présentation ou une vidéo sur l’écran et essayez des sièges dans tous les coins de la salle pour vérifier la visibilité de l’écran et du texte. Testez le niveau sonore à l’endroit le plus éloigné de la scène et n’oubliez pas de compenser le facteur d’amortissement du public. Vous voudrez également trouver les zones qui, selon vous, pourraient poser problème une fois que le public sera arrivé, afin de pouvoir procéder rapidement à des ajustements.
Lorsque vous vous asseyez sur les différents sièges, prêtez attention à la sensation générale que vous ressentez.
– Est-ce agréable ?
– Y a-t-il des courants d’air provenant des portes ou des climatiseurs ?
– Pouvez-vous sentir l’odeur de la cuisson dans les cuisines ?
– La pièce semble-t-elle propre et bien rangée sous cet angle ?
– Y a-t-il des distractions comme de l’activité à l’extérieur d’une fenêtre que les présentateurs ne peuvent pas voir mais que le public peut voir ?
– La vue depuis le siège reflète-t-elle la valeur du billet ?
N’oubliez pas que, pour les événements de longue durée, ce siège peut être la maison d’une journée de votre délégué et qu’il appréciera les petites attentions comme les bouteilles d’eau et les bols de menthes facilement accessibles.
Le rituel d’arrivée
Comme pour toute autre occasion publique, les gens ont certaines attentes lorsqu’ils arrivent à un événement. C’est une sorte de rituel qu’il faut accomplir pour entrer dans le royaume magique de l’information.
Si un délégué a été invité ou s’est inscrit à l’avance, il devrait pouvoir arriver vingt minutes ou plus avant l’heure de début de la manifestation et trouver une table à l’extérieur des salles de manifestation, couverte de badges nominatifs soigneusement classés par ordre alphabétique.
Cette table sera gérée par un administrateur souriant prêt à les reconnaître rapidement, à leur souhaiter la bienvenue et à leur remettre leur badge nominatif et toute information complémentaire dont ils auront besoin. Ces informations complémentaires sont généralement contenues dans un dossier préparé par des professionnels.
L’administrateur les dirigera de la table d’accueil vers un coin café et leur fournira également des informations sur l’emplacement des toilettes, des téléphones et des zones fumeurs.
Beaucoup seront venus seuls et ne connaîtront peut-être pas d’autres délégués. Pour éviter toute gêne, une musique de fond discrète permettra de masquer les silences gênants. L’équipe chargée de l’événement, et en particulier les présentateurs, doivent se mêler aux invités et, tout en faisant la causette et en présentant les délégués les uns aux autres, ils doivent poursuivre leur travail de collecte d’informations pour s’assurer que l’événement est pertinent.
À l’heure de début annoncée, une voix forte invitera les délégués assemblés à entrer dans le sanctuaire de la salle principale de l’événement. Dès lors, il y aura un regain d’activité, les délégués trouvant leur place.
Cette approche a évidemment fait ses preuves et c’est ce que les gens attendent, mais si vous souhaitez expérimenter d’autres techniques, c’est l’occasion de donner un caractère original à votre événement.
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